Politique de confidentialité
Version: 2.1
Propriétaire: Responsable du groupe de protection des données
Statut: Public
À propos de Customs Support Group
Customs Support Group est le principal fournisseur indépendant, numérique et neutre de services douaniers en Europe, avec plus de 1900 professionnels dédiés à la douane.
Nous avons plus de 100 bureaux aux Pays-Bas, en Belgique, en Allemagne, en Pologne, en France, au Royaume-Uni, en Irlande, en Italie, en Suisse, en Espagne, en Finlande, en Suède, en Norvège et au Luxembourg. Tous nos sites en Europe | Customs Support.
À propos de cette déclaration de confidentialité
Customs Support Group (CSG, nous, notre) prend très au sérieux votre vie privée et s'engage à protéger et respecter votre vie privée et à traiter vos informations personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
Cette déclaration de confidentialité, cette politique de cookies et tous les autres documents auxquels il est fait référence dans cet avis sont émis au nom de toutes les entités de Customs Support Group.
Sauf indication contraire de notre part, l'entité concernée qui traite et contrôle vos données est Customs Support Group B.V. Les références à Customs Support, ("nous" / "notre" / "nos") doivent être comprises comme des références à toutes les entités et filiales.
Notre responsable de la protection des données
Nous avons nommé un responsable de la protection des données, Mandy Ryan. Si vous souhaitez nous contacter concernant cette déclaration de confidentialité, faire une demande ou déposer une plainte, vous pouvez nous contacter par e-mail à DataProtectionOfficer@customssupport.com ou par courrier : FAO Responsable de la protection des données, Customs Support Group, Willem Barentszstraat 11-19 3165 AA Rotterdam, Albrandswaard, Pays-Bas.
Collecte et utilisation de vos données personnelles
En raison de la nature de nos services, nous collectons principalement des informations personnelles relatives à nos clients, clients potentiels et au personnel et aux candidats des entités de Customs Support Group, ainsi qu'aux entreprises en cours de fusion et d'acquisition.
Nous utilisons ces informations pour remplir nos obligations légales, fournir des services contractuels, gérer nos activités et opérations commerciales et pour des activités de gestion du personnel.
Pour mener à bien ces activités, il peut être nécessaire de transférer vos données personnelles vers des pays autres que ceux à partir desquels elles ont été collectées, par exemple entre nos entités ou avec d'autres tiers.
Nous conservons des copies de vos données personnelles dans nos systèmes sécurisés et les conservons aussi longtemps que nécessaire pour mener à bien les activités, puis pendant une période de conservation suffisamment longue pour respecter une obligation légale, à des fins de responsabilité commerciale ou pour gérer ou défendre des litiges potentiels ou des réclamations juridiques.
Nos activités de routine sont expliquées ci-dessous. Nous pouvons également collecter et utiliser vos informations à d'autres fins, en vous fournissant des informations supplémentaires sur la confidentialité lorsque cela se produit.
Vous êtes un client
Les informations que nous pouvons collecter et utiliser sont :
| But | Contrôles de diligence raisonnable |
|---|---|
| Base légale | Pour respecter les obligations légales et pour nos intérêts légitimes |
| Informations | Votre nom, adresse e-mail professionnelle et personnelle et adresse postale, date de naissance, nationalité, images, données sur l'exposition politique, médias négatifs, désignations de sanctions et toutes les autres données conservées dans les documents d'identification et de vérification d'adresse. |
| Source | Directement de vous, indirectement, recherche, légalement. |
| Activités | Détection et prévention de la fraude et contrôles financiers, y compris le partage d'informations avec les autorités officielles. |
| Conservation | La durée de la relation plus 10 ans |
| But | Fournir nos services |
|---|---|
| Base légale | Pour respecter votre contrat |
| Informations | Votre nom, références professionnelles [e-mail et adresse professionnelle et poste] ou e-mail personnel et adresse postale si vous préférez les utiliser pour communiquer avec nous. Les informations non personnelles générées lors de la fourniture des services que vous avez commandés et qui peuvent vous être attribuées. |
| Source | Directement de vous ou de votre employeur. |
| Activités | Fourniture de services, y compris le partage d'informations avec notre chaîne d'approvisionnement, des tiers et des autorités officielles. |
| Conservation | La durée de la relation plus 10 ans |
| But | Maintenir notre relation |
|---|---|
| Base légale | Pour respecter votre contrat et pour nos intérêts légitimes |
| Informations | Votre nom, références professionnelles [e-mail et adresse professionnelle et poste] ou e-mail personnel et adresse postale si vous préférez les utiliser pour communiquer avec nous. Les informations non personnelles générées lors de la fourniture des services que vous avez commandés et qui peuvent vous être attribuées. |
| Source | Directement de vous ou de votre employeur. |
| Activités | Facturation et finances, fourniture de mises à jour sectorielles et de matériel marketing, amélioration du service client. |
| Conservation | La durée de la relation plus 10 ans |
| But | Nos activités commerciales |
|---|---|
| Base légale | Pour respecter une obligation légale et pour nos intérêts légitimes |
| Informations | Votre nom, références professionnelles [e-mail et adresse professionnelle et poste], adresse personnelle et e-mail personnel, date de naissance, nationalité, images, données sur l'exposition politique, médias négatifs, désignations de sanctions et toutes les autres données conservées dans les documents d'identification et de vérification d'adresse. Les informations non personnelles générées lors de la fourniture des services que vous avez commandés et qui peuvent vous être attribuées. |
| Source | Directement de vous ou de votre employeur. |
| Activités | Hébergement et protection des informations, maintien des opérations et réalisation d'audits de conformité. Production et maintien des informations de gestion d'entreprise. Conformité aux obligations comptables et fiscales. |
| Conservation | La durée de la relation plus 10 ans |
Vous avez postulé pour travailler avec nous
Les informations que nous pouvons collecter et utiliser sont :
| But | Informations sur la candidature et l'entretien |
|---|---|
| Base légale | Nos intérêts légitimes |
| Informations | Votre nom, e-mail professionnel et personnel et adresses postales, données des réseaux sociaux professionnels. Les informations sur votre CV [historique de travail, réalisations et antécédents] Votre confirmation de statut de travail, historique des condamnations pénales, informations médicales et sur le handicap. Informations sur l'égalité et la diversité que vous choisissez de partager. Informations fournies par vous dans votre candidature ou notées lors de votre entretien. |
| Source | CSG gère les candidatures directes via la plateforme Recruitee. D'autres méthodes incluent directement de vous ou de votre recruteur, recherche indirecte. |
| Activités | Évaluations d'aptitude à l'emploi. Respect des exigences d'égalité et de diversité et d'égalité des chances. |
| Conservation | Candidats non retenus – 6 mois |
| But | Contrôles de diligence raisonnable |
|---|---|
| Base légale | Pour respecter les obligations légales et pour nos intérêts légitimes |
| Informations | Votre nom, adresse e-mail professionnelle et personnelle et adresse postale, date de naissance, nationalité, images, données sur l'exposition politique, médias négatifs, désignations de sanctions et toutes les autres données conservées dans les documents d'identification et de vérification d'adresse. |
| Source | Directement de vous, indirectement, recherche, légalement. |
| Activités | Contrôles préalables à l'offre pour vérifier les informations de candidature que vous avez fournies. |
| Conservation | Candidats non retenus – 6 mois |
Vous travaillez avec nous
Vous trouverez ci-dessous un résumé de la déclaration de confidentialité interne sur le lieu de travail qui s'applique à notre personnel et est disponible via notre intranet.
| But | Gestion du personnel |
|---|---|
| Base légale | Pour respecter les obligations légales, fournir et gérer votre contrat et offrir des avantages optionnels, et pour nos intérêts légitimes |
| Informations | Vos informations pré-emploi, vos informations d'intégration, telles que vos coordonnées bancaires, images et documents de travail. Votre contrat de travail et conditions, salaire et avantages. Votre état de santé physique et mentale et antécédents médicaux et adaptations raisonnables. Vos bénéficiaires désignés et informations sur vos personnes à charge. Vos références professionnelles et activités de travail et performances. Données de journalisation des informations, systèmes, sites Web et données d'accès aux portes des sites physiques que vous avez visités. Informations disciplinaires et de performance. Informations que vous choisissez de fournir sur votre race ou origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, santé, vie sexuelle ou orientation sexuelle destinées à des fins de gestion du personnel ou fournies par vous pour d'autres raisons. Opinions et autres informations personnelles que vous choisissez de partager sur le lieu de travail qui ne sont pas liées à votre rôle [comme des conversations sociales ou informelles]. |
| Source | Directement de vous ou de vos représentants désignés ou par recherche indirecte. Stocké dans nos systèmes de gestion des dossiers [comme MS Email, Teams et SharePoint]. Audits sur le lieu de travail et surveillance et vidéosurveillance. |
| Activités | Vous gérer et tenir à jour votre dossier de personnel dans le système RH, vous payer et vous fournir des avantages et une assistance sur le lieu de travail, les performances de votre rôle et les activités commerciales de routine, vos interactions sociales et activités lors de nos audits de surveillance et de conformité. |
| Conservation | Les périodes varient en fonction de la nature des informations et de la raison pour laquelle nous les avons. Notre politique de conservation des RH est disponible sur demande pour les employés actuels et anciens. |
Votre employeur est une entreprise en cours de fusion et d'acquisition.
Vos données peuvent être fournies par votre employeur lors d'une fusion ou acquisition. Votre employeur est responsable de vous fournir les informations de confidentialité pour vous informer que cela s'est produit.
Vous visitez un bureau.
| But | Gestion de votre visite |
|---|---|
| Base légale | Intérêts légitimes: sécurité et surveillance |
| Informations | Votre nom, références professionnelles [e-mail et adresse professionnelle et poste] et toute adresse personnelle et e-mail personnel ou catégorie spéciale [ex. médical] que vous fournissez. Images de vidéosurveillance. |
| Source | Directement de vous. Collecte numérique et électronique. |
| Activités | Maintenir la sécurité – Pour nos besoins de sécurité, vous pouvez être invité à signer le registre des visiteurs et à porter un badge d'identification. Contrôle d'accès - Nous pouvons fournir des cartes d'accès permettant l'accès aux portes, nous conservons les informations d'audit de leur utilisation. Ces informations peuvent être utilisées pour confirmer vos activités, la gestion du temps ou d'autres activités de gestion du personnel. Santé et sécurité – Lorsque vous nous informez d'un besoin médical ou demandez des ajustements, nous pouvons utiliser ces informations pour gérer votre bien-être. Il peut être nécessaire de réaliser une analyse des risques individuelle, de mettre en œuvre des ajustements raisonnables ou d'enquêter sur un incident ou de gérer un incident. Vos informations peuvent être traitées et partagées avec des tiers pertinents, tels qu'un responsable de la sécurité incendie, un gestionnaire de bâtiment, les ressources humaines ou la Health and Safety Executive. Détection et prévention des crimes – Nous fournissons des avis pour vous informer lorsque la vidéosurveillance est utilisée. L'accès aux images est limité à des personnes autorisées pour la surveillance en direct. Nous suivons une approbation pour l'accès aux images enregistrées afin de nous assurer que cela est conforme aux réglementations applicables. WiFi pour les invités et le personnel – Lorsque vous vous connectez à notre WiFi, vous pouvez être invité à consulter les conditions et fournir les informations de confidentialité pertinentes, afin de savoir que nous pouvons traiter votre adresse IP et conserver les journaux d'audit enregistrant les détails de vos activités de navigation. |
| Conservation | Les périodes de conservation standard s'appliquent et varient en fonction de l'objectif et de l'emplacement de l'activité (demandez des détails). Des conservations plus longues sont appliquées en cas d'incidents, d'accidents ou de réclamations. |
Vous participez à un événement.
Customs Support Group organise des événements liés au secteur, en personne ou via des équipes. Nous pouvons organiser ces événements exclusivement, avec des conférenciers invités ou en collaboration avec une autre entreprise professionnelle.
| But | S'inscrire ou participer à un événement |
|---|---|
| Base légale | Clients et abonnés directs : Intérêts légitimes - [Fournir des mises à jour de service] Abonnés tiers – Intérêts légitimes [Croissance commerciale] |
| Informations | Votre nom, références professionnelles [e-mail et adresse professionnelle et poste] et toute adresse personnelle et e-mail personnel que vous fournissez. Préférences d'abonnement. |
| Source | Clients / Abonnés directs - Directement de vous. Clients potentiels - Nous pouvons obtenir vos coordonnées professionnelles lorsque vous faites une demande auprès de nous, par exemple via la page de contact de notre site Web ou lorsque vous participez à un événement que nous co-organisons. Nous pouvons également utiliser des outils de recherche pour obtenir indirectement vos informations à partir de sources publiquement disponibles telles que LinkedIn ou le site Web de votre entreprise. |
| Activités | Événements en personne : Les informations sont utilisées pour gérer votre intérêt, votre participation et la logistique d'un événement que nous organisons ou co-organisons. Obtenir et analyser vos commentaires et fournir des informations après l'événement. Lorsque vous nous informez de besoins supplémentaires, nous pouvons utiliser ces informations pour faciliter les ajustements raisonnables. La photographie est susceptible d'avoir lieu, vous pouvez refuser les photos individuelles [en parlant directement avec le photographe ou le coordinateur de l'événement]. Votre image peut apparaître dans des prises de groupe ou larges avec d'autres participants, il peut ne pas toujours être possible de supprimer ou de masquer votre image. Toutes les photos sont stockées en toute sécurité et peuvent être partagées sur des plateformes sociales et médiatiques, des sites Web et avec des organisateurs conjoints. Événements en ligne : Lorsque les événements se déroulent en ligne, par exemple via Teams, votre image, votre voix ou vos commentaires tapés peuvent être accessibles aux hôtes, aux animateurs, aux conférenciers invités et aux autres participants. Une bannière d'information apparaît automatiquement à l'écran pour indiquer quand des enregistrements sont effectués. Avant d'accéder à l'événement, vous pouvez choisir de désactiver votre caméra et votre microphone. Si vous n'étiez pas notre contact direct avant l'événement, nous pouvons ajouter vos coordonnées à notre base de données marketing pour recevoir des informations pertinentes concernant la nature de l'événement. [Vous pouvez vous désinscrire à tout moment ou mettre à jour vos préférences] Voir la section : Gérer les préférences marketing. Les informations traitées lors des événements peuvent être échangées entre les parties concernées pour les mêmes finalités. |
| Conservation | Pendant la durée de notre relation |
Vous visitez notre site Web
Cookies
Nous utilisons des cookies de site Web et des technologies similaires qui collectent automatiquement des informations techniques sur votre appareil et enregistrent vos actions et vos schémas de navigation.
Nos cookies sont conçus pour améliorer votre expérience lorsque vous visitez et naviguez sur notre site Web, vous aider à vous souvenir et à gérer vos préférences.
Les cookies nous permettent également de comprendre l'efficacité de notre site Web et de planifier et gérer ses performances.
Lorsque vous visitez notre site Web pour la première fois avec votre appareil, nous vous fournissons des informations sur les cookies que nous souhaitons appliquer, nous demandons votre consentement et vous demandons de confirmer vos préférences. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment ou modifier vos préférences.
Lorsque vous refusez nos cookies ou lorsque nous apportons des modifications importantes aux cookies que nous utilisons, vous recevrez des informations sur les cookies lors de vos prochaines visites. Nous pouvons fournir des liens vers des plateformes tierces, comme dans les articles d'actualités. Nous vous recommandons de consulter les informations sur les cookies et la confidentialité lorsqu'elles sont demandées.
Pour plus d'informations sur les cookies et comment retirer votre consentement, consultez notre Politique de cookies.
Contactez-nous
Lorsque vous visitez notre site Web et ajoutez vos informations personnelles dans les sections : Contactez-nous, posez une question, parlez à un expert, nous collectons les informations que vous fournissez, telles que l'identité, les coordonnées et votre question.
Une copie des informations est stockée en toute sécurité dans notre base de données de gestion de la relation client, HubSpot. Notre équipe marketing a accès et contrôle pour gérer et administrer efficacement votre contact.
Mises à jour marketing et de service
La façon dont nous obtenons et gérons vos informations dépend de la nature de notre relation et de l'objectif pour lequel nous souhaitons vous fournir du matériel ; cela est expliqué dans les sous-sections ci-dessous.
Clients : Nous avons une relation contractuelle avec vous pour fournir nos services et vous fournir des informations relatives à ces services. Vous donnez votre consentement lorsque vous vous inscrivez pour recevoir du matériel supplémentaire lorsque vous l'ajoutez à vos préférences.
Abonnés directs : Vous n'êtes pas client ; vous vous inscrivez et donnez votre consentement pour recevoir des documents fournis selon les préférences que vous avez définies.
Clients potentiels : Nous nous appuyons sur nos intérêts légitimes lorsque nous vous identifions comme un contact avec lequel nous aimerions travailler et entrer en contact (par e-mail, téléphone, message) pour discuter de la façon dont nos services commerciaux répondent à vos défis commerciaux.
Nous pouvons obtenir vos coordonnées professionnelles lorsque vous faites une demande auprès de nous, par exemple via la page de contact de notre site Web ou lorsque vous participez à un événement que nous co-organisons.
Nous pouvons également utiliser des outils de recherche pour obtenir indirectement vos informations à partir de sources publiquement disponibles telles que LinkedIn ou le site Web de votre entreprise.
Informations que nous collectons et utilisons : Votre nom, coordonnées professionnelles [adresse e-mail et adresse professionnelle et poste] Données de réseau professionnel [comme LinkedIn] et une adresse e-mail et domicile personnelle que vous fournissez. Nous ajoutons ces informations avec toutes les préférences d'abonnement à notre base de données marketing sécurisée.
Sauf si vous nous donnez expressément votre consentement, nous limitons l'utilisation de vos informations d'abonnement à nos fins marketing. Nous ne partageons pas vos informations avec des tiers, ne leur accordons pas l'accès à vos informations et ne les vendons pas à des tiers à des fins marketing supplémentaires.
Conservation et suppression
Pour les clients et les abonnés directs, nous conservons vos informations pendant la durée de notre relation ou jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement.
Pour les clients potentiels, si vous n'utilisez pas notre communication ou si nous n'utilisons pas vos informations, nous les supprimons après 12 mois.
Listes de suppression : Si vous vous désabonnez, vous désinscrivez ou retirez votre consentement pour recevoir du matériel marketing, votre adresse e-mail sera ajoutée à notre liste de suppression ; cette liste est utilisée pour garantir que vous ne recevrez plus de matériel à l'avenir.
Nous supprimons les contacts de la liste de suppression après 2 ans, vous devrez peut-être vous désabonner à nouveau après cela.
Se désinscrire ou modifier vos préférences marketing
Vous pouvez vous désinscrire ou modifier vos préférences en mettant à jour vos préférences de newsletter ou en contactant le responsable de la protection des données DataProtectionOfficer@customssupport.com.
Codes QR - Les codes QR sont utilisés dans le matériel de vente imprimé tels que les bannières, les cartes de visite, etc. Nous convertissons les URL en codes QR avec des générateurs de codes QR.
Partage de vos données
Nous utilisons des sous-traitants de données externes et des outils pour stocker et sécuriser nos données, exécuter des aspects des fonctions de notre siège social et pour nos services. Nous utilisons des contrats qui garantissent que nos règles concernant la sécurité et la confidentialité des données personnelles sont respectées, ainsi que des instructions spécifiques pour leur utilisation et une interdiction d'accès ou d'utilisation à d'autres fins.
Dans certaines circonstances, nous pouvons avoir des obligations légales ou professionnelles de partager vos informations avec d'autres tiers, par exemple pour respecter une ordonnance du tribunal, présenter ou défendre une réclamation légale ou civile, gérer une demande d'information ou une plainte.
Transfert international de données
La nature de nos activités nécessite un transfert international d'informations personnelles. La plupart de ces transferts se font avec des pays soumis à la même réglementation ou à une réglementation similaire en matière de protection des données que le RGPD et sont approuvés par une décision d'adéquation de l'autorité de contrôle des informations. Si nous sommes tenus de transférer des données vers des pays sans ce statut, nous le faisons avec le consentement du propriétaire des informations et en utilisant des mesures de sécurité techniques ou contractuelles appropriées.
Décisions automatisées
Nous ne nous appuyons pas exclusivement sur des outils de prise de décision automatisée pour prendre des décisions concernant vos données personnelles.
Informations sur les enfants
Nos services ne sont pas destinés aux enfants.
Cependant, nous pouvons obtenir des informations sur les enfants au cours d'autres activités, telles que la gestion du personnel. Par conséquent, cette communication est rédigée en langage clair.
Vos droits en matière d'informations
La réglementation sur la protection des données confère aux individus [vous] une série de droits concernant la façon dont nous collectons et utilisons vos données personnelles, ces droits sont appelés vos droits en matière d'information.
La mesure dans laquelle vous pouvez exercer ces droits dépend de la nature des informations que nous détenons et de la raison pour laquelle nous les avons.
Le droit à la transparence
Vous avez le droit d'être informé lorsque nous collectons vos informations et comment nous les utiliserons. Nous vous informons dans nos déclarations de confidentialité quelles sont nos activités de routine. Pour les activités non routinières, nous pouvons vous fournir des notifications personnalisées à ce moment-là.
Le droit d'accès
Vous avez le droit de nous demander une copie de vos données personnelles, également connue sous le nom de demande d'accès aux données ou DSAR.
Le droit de rectification
Vous avez le droit de demander à modifier, corriger ou mettre à jour des données personnelles inexactes ou incomplètes.
Le droit à l'effacement
Vous avez le droit de nous demander d'effacer vos données personnelles, également connu sous le nom de 'droit à l'oubli'.
Le droit de limiter le traitement
Vous avez le droit de nous demander d'arrêter ou de modifier une activité liée à l'utilisation de vos données personnelles.
Le droit de s'opposer au traitement
Vous avez le droit de vous opposer, d'arrêter ou d'empêcher notre utilisation de vos données personnelles.
Le droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de nous demander de transférer vos informations personnelles à une autre organisation.
Le droit de déposer une plainte
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de nous ou de l'autorité de contrôle des informations sur tout aspect de notre collecte ou utilisation de vos données personnelles ou insatisfaction ou préoccupation sur la façon dont nous avons répondu à votre demande de droits d'information.
Soumettre une demande d'information ou une plainte
Si vous souhaitez soumettre une demande d'information ou une plainte, vous pouvez contacter DataProtectionOfficer@customssupport.com (vous pouvez également le demander à quelqu'un au sein de Customs Support Group). La soumission d'une demande d'information est gratuite et peut être verbale, électronique ou écrite. Une fois soumise, nous avons un mois pour répondre.
Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle des informations, telle que Duch Data Protection Regulator : Autoriteit Persoonsgegevens ou l'autorité de contrôle des informations dans le pays où vous résidez ou où l'activité a lieu.
Gestion des documents / historique des versions
| Version | Date | Auteur | Description de la modification |
|---|---|---|---|
| 0.2 | 10 juin 2024 | Mandy Ryan | Révision complète |
| 0.1 | Premier brouillon |